 中小企业数字化转型赋能平台 |
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针对采购业务流程复杂、数据依靠人工统计、业务开展费时费力、效率低下的问题，山推工程机械股份有限公司（以下简称“山推公司”）根据整体采购信息化建设规划，从采购业务自身实际需求出发，充分考虑目前山推公司与供应商之间业务管理的特点和需求，建设符合山推公司与供应商之间沟通和管理业务需求的信息化管理平台。该供应商云平台项目实现供应商管理、寻源、协议签署、订单执行、财务、对账、质量、索赔、图纸协同、供方库存同步等信息流、资金流的匹配及信息共享，全面提升供应链的管理监控水平，赋能上游600余家供应商，提升供应链整体运作效率。
（一）调研采购现状，了解业务痛点
针对山推公司采购业务现状进行调研，梳理山推公司及供应商业务痛点。首先，山推公司对外采购信息化程度较低，采购需求与计划变动频繁，外部供应商响应速度较慢，导致供方协同灵活度较低，为采购交付带来困难。其次，供方生产进度、交付进度、成品库存等情况不清，采购交付能力无法保障，影响企业正常生产排产，增加生产风险。同时，采购物料从报检到开票流程复杂、手续繁多，且多为线下流转签字，需要供应商与山推公司线下反复协商，费时费力，工作效率低下。另外，采购分析报表多为人工编制，业务数据资料多为人工归档，不利于企业制定业务规范，作出相关决策。
以上各类痛点影响采购业务效率，为山推公司与供应商协同交互带来困难，造成企业相关资源浪费。通过分析痛点，找到造成问题的根本原因，采取信息化系统建设、流程优化等手段，从根本上解决问题。
（二）推动业务流程优化，开展业务数据分析
结合山推公司整体采购信息化建设规划以及实际业务需求，从山推公司和上游供应商的业务需求出发，着力开展“采购业务流程优化、供应商云平台功能升级、采购数字化分析与展现”，实现整体采购链数字化转型的目标（如图1所示）。
图1 采购数字化转型举措
订单协同：推动供应商在云平台上进行订单接收、确认、送货执行，并针对订单执行流程对供应商进行专项现场培训，规范供应商订单执行操作。
发票协同：将供应商采购对账与开票业务转至线上云平台内完成，确保供应商对账与结算流程在系统内保留记录，推动月结开票数据核对规范化。
图纸协同：在云平台中增加图纸申请与分发功能，实现采供双方研发图纸申请及签收线上执行，同时图纸申请采用供应商加密解密流程线上管理，对采购产品转移流程进行线上标准化管理及跟进，实现技术变更信息协同。
质量协同：增加供应商质量管理，采供双方在云平台内查看内外部质量信息、采供双方质量整改在线反馈及处理、质量整改逾期提醒、采供双方索赔通知单在线反馈，实现质量信息闭环。
供方库存协同：调研多家供应商，结合业务实际情况，探讨供方库存数据获取模式。与试点供应商合作实施轻量化车间管理系统，实现供方车间库存获取；同时与其他试点供应商合作开发云平台供方库存标准接口、供应商端系统接口，实现供应商库存定时获取推送、多种模式获取供方库存数据。
大数据分析：获取ERP系统与云平台采购业务相关数据，在山推公司大数据平台实现采购业务关键数据统计与采购指标预警，为采购业务人员业务开展提供依据。
通过山推公司供应商云平台项目，实现采购业务流程优化、供应商协同管理、采购业务数据分析，促进中小供应商数字化转型升级。
（一）采购业务流程优化
订单协同：实现订单确认、送货、接收、入库全流程监控，做到交付协同流程数字化闭环，采购过程可追溯。
发票协同：实现对账、结算全流程线上化，只需要供应商传递纸质发票原件，对账结算问题可即时反馈，问题处理时间由次月处理缩短为当天线上处理，效率提升96%。
（二）供应商云平台功能升级
一是增加图纸协同功能，图纸传递时间由平均半个月减少至平均5天，耗时减少67%，同时除部分新产品需要打印外，其他量产产品可实现无纸化协同，节约80%打印和邮寄费用。
二是增加质量信息模块，实现质量信息闭环，做到质量问题线上一览、质量整改在线索赔，规范质量信息文档采集及归档，完成质量管理的闭环。
三是通过数据打通，实现供方库存数据快速获取，采购工程师由线下统计后制表汇总变为线上直接按供应商查询，大幅度减少库存统计工作量，数据获取时间由24小时缩短至2小时，节约时间91%以上。
（三）采购数字化分析与展现
通过大数据手段，对外部采购额、外协提料金额、交检合格率、期末应付、倒挂金额等采购核心数据实时统计，统计时间缩短97.5%；实现配比执行差异预警（实际执行配比与计划配比偏差大于10%预警）、倒挂金额预警（金额三个月未变化或环比增长20%以上预警）等核心业务数据指标、重要流程节点实时预警12项，提高供应商与山推公司的协同效率。
